（1）、訪談簡介 

 

       首先，訪談者以輕松的口吻作自我介紹,并告知被訪的管理人員者訪談的目的和訪談程序。這一“熱身”步驟的重要作用是創(chuàng)造融洽和諧的談話氣氛。有時訪談者需要對訪談的目的和保密等方面作一些補充說明，以幫助被訪者消除疑慮，避免產生緊張情緒。 

 

     （2）、了解職責 

 

       訪談者請被訪者描述其最重要的幾項工作職責，以了解其在崗位上實際做些什么，和什么人員共事等。如果被訪者在歸納主要職責上有困難，訪談者則需要旁敲側擊，請他描述日常工作并舉例說明，以便從具體細節(jié)中作出判斷。從這個步驟開始，被訪者就是主要的敘述者。這一步驟的主要收獲除了弄清對方的工作職責外，便是從訪談者提供的初步材料中捕捉到下一步開展行為事件調查的突破口（如請被訪者描述哪些方面的代表性事件）。

 

      （3）、行為事件描述 

 

         這是訪談的核心步驟。訪談者通過請被訪者“講故事”，采集被訪者在崗位上經歷過的典型或關鍵事件（包括兩到三個成功事例，以及兩到三個失敗的例子）的詳細資料。 

 

        為得到每個“故事”的完整信息,通常需要被訪者不斷地回答下列問題：

 

       當時的情形怎樣?為什么會這樣? 

 

       事情涉及到哪些人? 

 

       當時您是怎么想的,您的感受如何,您打算怎么做? 

 

       實際上您是怎么做的?您說了些什么? 

 

       最終結果如何?

 

       這是訪談的關鍵階段，但卻常常出現(xiàn)問題，不是被訪者想不出描述什么行為事件,就是描述過于簡單，還有些被訪者洋洋灑灑以至于跑了題。正是在這樣的情況下，訪談者的專業(yè)技巧得以充分體現(xiàn)：通過有目的的提問，幫助訪談者整理思緒，引導他們集中談論真正體現(xiàn)其個人特質的關鍵事件，并針對談話具體內容追問下去，直到獲得所需的信息。 

 

        例如，被訪者說道：“我請財務總監(jiān)說服了會計主任”，僅有這一信息并不足以證明被訪者是否具有相關的勝任力。訪談者需要馬上追問：“你是怎么想到請財務總監(jiān)做說服工作的？請他幫助時你是怎么說的？”。被訪者回答：“因為財務總監(jiān)對這個項目很了解，并且在成本控制的靈活度方面有更大的決策權，我相信他會理解并支持我們的建議。他從財務的角度更能夠和會計主任溝通并達成共識。當時我是這樣說的……”訪談者隨即把回答記下。這些代表性事件的細節(jié)，就是發(fā)現(xiàn)“冰山”水面以下的部分、分析出相關的個人特質，從而建立勝任力模型的“原料”。要確定一個崗位的核心勝任力，通常需要許許多多這樣的原料。

 

      （4）、任職者特質歸納 

 

       此時，訪談者請被訪者歸納勝任該崗位所需的知識、技能、個性等特征，有時也會要求進一步描述并舉例說明。這樣做有兩個目的：一是對前一步驟的事件描述進行某種檢驗和確認，二是使被訪者感到他的專業(yè)意見受到尊重。這個步驟實際上是訪談結束前的回顧和拾遺補漏階段。 

 

      （5）、編寫訪談報告 

 

       訪談結束，訪談者應向被訪者致謝，接著開始整理訪談記錄，編寫訪談報告。報告必須詳盡，有的甚至需要保留被訪者的原話。被訪者的外在形象、談吐風格，以至他的工作場所的特點有時也需被記下。訪談報告即成為competency測評的原材料。 

 

      （6）編碼（Coding）是關鍵 

 

        做完BEI，competency就出來了嗎?且慢，BEI只是信息收集的環(huán)節(jié)，真正進行“測”和”評”的是分析和確定competency的過程，也就是編碼。 

 

        編碼的作用在于將BEI所收集到的“故事”細節(jié)分類并量化。但在分類和量化前必須先判斷手中的信息是否可編碼，基本條件包括:所描述的內容是否被訪者的親身經歷、行為是否已完成、是否足夠具體。凡是不符合以上條件的都屬于不可被編碼的信息。我們將被訪人的行為描述轉化為勝任力類別和層級，也就是歸納杰出者和勝任者的差異特質并分出層級。例如，我們勝任力工作小組分析訪談報告后發(fā)現(xiàn)，銷售主管優(yōu)異組和勝任組的主要差異之一是影響他人決策的能力。我們的工作小組討論后確認其為該我們企業(yè)銷售管理人員的核心勝任力之一，命名為“人際影響力”，同時根據(jù)我們企業(yè)具體情況將其分為四級，得出這一勝任力的定義和層級標準。然后將發(fā)現(xiàn)的其它核心勝任力按同樣的方法命名和分級，便形成了該我們企業(yè)銷售管理人員的勝任力模型。同樣的流程我們可以建立管理人員的勝任力模型。

 

         當然，實際的編碼過程遠比上述介紹的復雜得多。一般來說，編碼的“產出”是一個勝任力的標準文檔——“勝任力模型”，內容包括每一種勝任力的定義及其層級定義，有時還包括相關的行為案例。